Os ativos podem ser registrados na solução de forma automatizada, conforme o reconhecimento dos agentes de inventário do nxt4insight instalados nos smartphones, tablets e computadores, ou por meio de cargas realizadas com o registro das notas fiscais de aquisição ou contratos de locação.​

Além dos ativos de usuários, o nxt4insight permite o controle de mais de 30 tipos de ativos corporativos distintos, direcionados também para telecom, infraestrutura e outros ativos estratégicos das organizações – mesmo que não sejam de tecnologia. Como boa prática, cada um dos tipos de ativos cadastrados já têm criados seus campos com especificidades técnicas.

O nxt4insight oferece diversas possibilidades para automação do processo de atualização da base de colaboradores, atendendo a diferentes níveis de maturidade de exposição de dados em cada organização.

​As alternativas estão relacionadas à integração direta por barramento com soluções de RH, automatização com integrações de Microsoft AD (local ou nuvem) ou cargas de arquivos manuais ou automatizadas.

O módulo de estrutura hierárquica do nxt4insight permite o registro de todos os CNPJs das empresas de um grupo econômico e, além disso, o espelhamento de todos os seus departamentos, considerando-se as correlações de hierarquia de seus centros de custos. ​

Esta forma de organização permite uma visão estruturada de toda a distribuição de ativos do cliente por região e estrutura. ​​Os perfis de acesso do nxt4insight aos gestores de diferentes departamentos respeitam a visão de hierarquia criada neste módulo.

Ainda no módulo de estrutura hierárquica, é possível criar estruturas de controle de acordo com o processo de negócio do cliente, para facilitar o controle de alocação dos ativos em operação.