Se você quer ouvir uma palavra que assusta trabalhadores de TI de todos os níveis, esta palavra é: Shadow IT (ou TI das sombras), o nome, realmente, soa muito assustador, mas acontece que a prática é mais comum do que se imagina e pode estar ocorrendo – nesse momento – em sua empresa.

E ainda: O centro da tomada de decisões estratégicas de TI depende do que se supõe ser um diretório de dados absoluto, preciso e completo, juntamente com um mapa de ativos igualmente absoluto, preciso e completo. Mas, acontece que, a maioria das empresas, não tem isso hoje. E, em outras palavras, a Shadow IT existe e é qualquer tecnologia usada dentro de uma empresa que não foi revisada, aprovada e implantada pela TI da empresa. Continue a leitura e saiba mais:

Transformação digital e o aumento dos riscos

Em 2020, a realidade de trabalho distribuída e remota levou a Shadow IT a um novo nível: capacitou os funcionários a provisionarem e gerenciarem seus próprios ambientes de trabalho digitais e utilizarem seus próprios dispositivos, sem qualquer política de segurança implantada. É verdade, isso permitiu que as equipes continuassem trabalhando e encontrassem soluções mais rapidamente para problemas “imediatos”, é aquela conversa “o foco estava em continuar fazendo as coisas”, mas também levou a um aumento do risco de segurança. Isso porque os dispositivos domésticos não foram preparados para trafegar informações corporativas e a TI não conseguiu acompanhar a “explosão” de shadow IT (perdeu o controle sobre onde circulavam os dados corporativos).

E em 2024, existe a expectativa de ter um risco de segurança da informação sem precedente por conta de ataques digitais que serão realizados, tanto no ambiente internos das empresas, quanto nos smartphones.

Por que a Shadow IT ocorre?

Simples: ocorre quando os funcionários sentem que as ferramentas que utilizam não são a solução certa – ou a mais eficiente – para o que precisam (e isso afeta a sua produtividade). Em uma força de trabalho híbrida ou remota, não sabem quem é a pessoa certa para discutir a aquisição de uma solução. Ou eles simplesmente não foram educados sobre os riscos de trafegar informações confidenciais em softwares não sancionados (não estão cientes das políticas de segurança em vigor).

Geralmente, os colaboradores recorrem a contas de e-mails pessoais, programas de comunicação de equipe paralelos, plataformas de vídeo conferência e serviços de compartilhamento de arquivos. E se 2020 abriu as portas para riscos de segurança, continuar permitindo o uso de dispositivos pessoais (sem políticas configuradas) as mantem escancaradas – mesmo 4 anos após o início da disseminação em massa do trabalho remoto.

Uma coisa precisa ficar clara: nem todas as atividades de “TI nas sombras” vão causar problemas, mas eles têm esse potencial.

Como a Governança de Gestão de Ativos resolve esses desafios?

Embora a resposta imediata de alguns tomadores de TI quando tomam conhecimento sobre os aplicativos que estão sendo utilizados fora do consentimento da equipe de tecnologia, seja “encerre tudo agora”, essa resposta deixa os executores dessa ação em conflito com as outras pessoas da organização. E ainda mais: não garante que a equipe de negócios consultará a equipe de TI para novas aquisições de softwares no futuro.

Alternativas – preventivas e corretivas – podem ser aplicadas para assegurar a proteção dos dados das empresas e a conformidade de uso de softwares. A Governança de Gestão de Ativos se destaca como a solução ideal capaz de gerenciar de forma estruturada o ecossistema de dispositivo de TI. Veja mais:

Mantenha um inventário de TI atualizado e completo com todos os recursos (hardware e software) da Infraestrutura da empresa.

O software nxt4insight oferece métodos para proporcionar uma execução mais efetiva na governança de gestão de ativos de tecnologia corporativos, permitindo empresas visibilidade e controle incomparáveis sobre como toda a organização gerencia recursos tecnológicos. Isso ajuda a acompanhar e controlar os dispositivos pessoais utilizados no ambiente de trabalho. E inclui a identificação, registro e monitoramento de dispositivos autorizados, bem como a aplicação de políticas de segurança adequadas.

Tenha controle sobre as instalações de softwares nos dispositivos corporativos.

Mantenha os colaboradores de sua empresa produtivos (e felizes) criando um catálogo de aplicativos e softwares aprovados. Essa é uma maneira de dizer: “Aqui estão as soluções que entendemos que funciona bem e o que estamos gerenciando e protegendo ativamente”. A partir da funcionalidade de gerenciamento de aplicativos do cloud4mobile é possível criar uma lista de permissões e bloqueios de apps e softwares.

Possua uma política de BYOD abrangente, considerando abordar atividades de TI de sombra.

A implementação de políticas claras sobre o uso de dispositivos pessoais e serviços de TI “muda o jogo”. A MOBILTEC pode ajudar a estabelecer diretrizes e regras para o BYOD e a Shadow IT, garantindo que os funcionários entendam as restrições e requisitos de segurança.

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